Introduction à la comptabilité

Les notions de base d'une comptabilité en partie double

(copier/coller de l'aide en ligne du freeware EG2)

Les notions de débit et de crédit

Ces notions sont indissociables de la notion de compte. Le compte est le concept de base d'une comptabilité en partie double. Il peut être représenté par un tableau en 2 colonnes en haut duquel figure le numéro et le nom (compte en T). La colonne de gauche s'appelle débit et celle de droite crédit. Le solde du compte est dit débiteur si le total des débits du compte est supérieur au total des  crédits. Il est créditeur dans le cas inverse. L'ensemble des numéros et noms de comptes utilisés par une entreprise s'appelle "plan comptable".

Exemple :

L'ensemble des comptes détaillés d'un comptabilité s'appelle "grand-livre",

La partie double

La règle de la partie double est essentielle pour la compréhension de la comptabilité. Son énoncé est simple (lui) : Toute écriture passée dans un certain sens sur un compte doit être accompagnée d'une (ou plusieurs) écriture, en sens inverse, du même montant total, sur un (ou plusieurs) compte.

Pour vérifier qu'une comptabilité satisfait bien à cette règle, on établit la balance comptable, qui est la liste exhaustive des comptes avec leurs soldes. Le total des soldes débiteurs doit être égal au total des soldes créditeurs. Dans ce cas (qui est le cas normal) on dit que la balance est équilibrée.

Les catégories de comptes

Les comptes utilisés suivent un certain nombre de règle définies dans le plan comptable 1982. L'initiale des comptes définit les types (ou classes) de comptes.

comptes de bilan

comptes de gestion/résultat

Les comptes de bilan sont appelés aussi comptes patrimoniaux, car ils ne se vident pas à chaque changement d'exercice. Par exemple, vous ne repartez pas, chaque année, avec un compte en banque ou un stock vide.

Par contre les comptes de gestion comptabilisent les produits (recettes) et les charges (frais) de l'année (exercice) uniquement. leur solde en fin d'exercice donne le résultat. Ces comptes sont vidés pour commencer le nouvel exercice.

Les comptes clients doivent commencer par 41, ils sont débiteurs. Les comptes fournisseurs doivent commencer par 40, ils sont créditeurs.

En général les comptes clients ou fournisseurs sont tenus dans un plan comptable auxiliaire (cf "Type de compte " plus bas). Par exemple ces comptes peuvent être alphanumériques donnant ainsi la possibilité de mettre le début du nom du client ou du fournisseur. Dans ce cas, on ne met, dans la balance ou le grand-livre général que le solde total de ces comptes sous le numéro 411 par exemple pour les clients et 401 pour les fournisseurs. Les comptes 411 et 401 sont alors appelés "collectif clients" et "collectif fournisseurs".

Le programme permet de paramétrer les numéros des comptes collectifs clients et fournisseurs (par exemple le collectif fournisseurs pourra être 40 ou 401 ou 4011 et le collectif clients 41 411 ou 4111). Ce paramétrage s'effectue dans "paramétrage, préférences".

Exemples de compte auxilaires alphabétiques :

les documents comptables

Le plan comptable

Il s'agit de la liste des comptes utilisés. Cette liste répond à une norme précise en ce qui concerne les comptabilité de sociétés. Il s'agit du plan comptable 1982, qui défini l'utilisation de chaque numéro de compte. Il est possible cependant de rajouter des subdivisions correspondant aux besoins spécifiques de la société.

Le plan comptable d'une société peut être subdivisé en "plan comptable général" et "plan comptable auxiliaire"  Le plan comptable auxiliaire regroupe les comptes CLIENTS et FOURNISSEURS. En effet, dans certaines comptabilités, ces 2 types de comptes représentent une part importante. Nombreuses sont les sociétés qui ont plus de 1000 clients, par exemple.

Cette distinction entre plan comptable général et auxiliaire permet une sélection lors des impressions de documents tels que la balance ou le grand-livre. Lors d'une impression de la balance générale, par exemple, les comptes clients et fournisseurs ne figurent pas en détail mais sont regroupés sous le nom de "collectif" fournisseurs (ex : 401) ou client (ex : 411).

En ce qui concerne les professions libérales, il n'y a pas de norme obligatoire à respecter pour les numéros de compte. Mais les comptables préconisent quand même d'utiliser un plan comptable spécifique qui est, en fait, une forme simplifiée du plan comptable 1957.

Le journal comptable

Un journal est un livre comptable sur lequel les écritures sont enregistrées jour par jour. Les enregistrements comptables portés sur un journal sont appelés écritures. Chaque écriture comprend au moins un compte débité et un compte crédité d'égal montant (comptabilité en partie double).

Les principaux journaux comptables sont les suivants :

Dans le cas d'une comptabilité de profession libérale, les journaux d'achats et de vente n'ont pas de raison d'être car le fait générateur de l'écriture comptable est le règlement. La comptabilisation ne se fait pas au moment de la réception de la facture, mais au moment de son règlement ; une étape est donc sautée. Ceci simplifie d'autant la tenue de la comptabilité.

Le grand-livre

Le grand-livre établit la liste des comptes dans l'ordre de leurs numéros en donnant pour chacun d'eux les informations suivantes :

et dans l'ordre chronologique des opérations effectuées, on a les informations suivantes,

Si l'on tient un plan comptable auxiliaire des clients et des fournisseurs, on peut avoir 3 types de grands-livres :

La balance

C'est la liste des comptes de la société dans l'ordre de leurs numéros avec 4 colonnes :

On doit constater l'égalité des mouvements DEBITS et des mouvements CREDITS d'une part, des soldes DEBITEURS et des soldes CREDITEURS d'autre part. Cette égalité obligatoire résultant du principe de la partie double.

L'état de rapprochements

L'état de rapprochement concerne les comptes de banque. Vous devez régulièrement effectuer le pointage de vos relevés bancaires. Cela signifie que toutes les lignes (sans exception) figurant dans vos relevés bancaires doivent être retrouvées dans votre compte de banque. Si des lignes figurant dans vos relevés ne figurent pas dans votre compte de banque, vous devez absolument rectifier l'erreur en passant l'écriture appropriée.

Il peut se faire qu'il y ait des écritures groupées. Par exemple une remise de chèque figurant pour un montant total dans un relevé bancaire apparaît avec le détail de chaque chèque dans votre compte de banque. Dans ce cas, vous pouvez pointer l'ensemble de ces écritures.

Pour faciliter ce travail de pointage, vous avez intérêt à passer, dans votre comptabilité, des écritures qui correspondent à ce qui apparaîtra dans vos relevés. Par exemple, la comptabilisation d'une remise de chèques pourra se passer en mettant au crédit de chaque compte client le montant de son chèque et au débit du compte banque la somme totale.

L'état de rapprochement a pour but de constater la conformité de votre comptabilité par rapport à vos relevés bancaires. En effet, si tous vos relevés on été pointés, et que l'on déduit les écritures non pointées (dans votre comptabilité) du solde de votre banque, on doit tomber sur le solde de votre dernier relevé. S'il existe un écart c'est soit que vous vous êtes trompé quelque part dans votre saisie ou dans votre pointage, ou bien que la banque elle même s'est trompé. Dans ce cas vous devez faire une réclamation.

"Dans toute bonne comptabilité, vous avez besoin de vérifier que les règlements effectués ou reçus correspondent bien aux factures clients ou fournisseurs. C'est indispensable pour pouvoir connaître en fin d'exercice (année comptable) vos dettes (ce que vous devez à vos fournisseurs à la date du bilan) et vos créances (ce que les clients vous doivent à la date du bilan). Ce rapprochement d'écritures comptables s'appelle le lettrage. Le lettrage dans un logiciel de comptabilité consiste à attribuer une même lettre d'identification à toutes les écritures de vente ou d'achat d'un côté, et de l'autre aux écritures de règlement leur correspondant pour un même montant. Les écritures non lettrées au moment du bilan correspondront donc généralement à vos dettes et vos créances." http://www.logiciel-comptabilite.org/texts/comment-utiliser-le-lettrage-dans-un-logiciel-de-comptabilite-

Le bilan

Avec le compte de résultat, c'est le document final de la comptabilité. Il constate le résultat de votre exercice à travers l'évolution de votre patrimoine. Si vote patrimoine à augmenté davantage que les moyens de financement que vous avez mis en oeuvre, vous avez dégagé un bénéfice.

Une analyse de bilan permet de connaître "l'état de santé" de l'entreprise. Par ailleurs c'est une des principale composante de la "liasse fiscale" des sociétés.

Un bilan est subdivisé en 2 parties :

Actif

Passif

Le résultat de l'exercice est inclus dans la rubrique "capitaux propres", qu'il vient augmenter si c'est un bénéfice, ou diminuer si c'est une perte.

Pour l'actif comme pour le passif, il convient de remplir la colonne N-1 avec les montants du précédent bilan. Ceci permet à la lecture de ce document d'avoir une vision sur l'évolution à court terme de l'entreprise.

Le compte de résultat

Avec le bilan c'est le document final de la comptabilité. Il est lui aussi inclus dans la "liasse fiscale". Le compte de résultat constate le bénéfice ou la perte à travers les comptes de gestion. le résultat qu'il fait apparaître est le même que celui du bilan. cette dualité provient elle aussi du principe de la partie double.

Type de compte  : fournisseur/client/général

3 types de comptes peuvent être créés :

Plan comptable général

Ces comptes ne sont composés que de chiffres. Le fait, donc, de ne taper que des chiffres dans la saisie du code désactive les choix "client" et "fournisseur" comme type de compte

Plan auxiliaire fournisseurs

Il s'agit soit de comptes commençant par le code paramétré dans les préférences (par exemple 401) et ensuite pouvant être composés de lettres ou de chiffres (dans ce cas il n'y a de choix qu'entre "général" et "fournisseur"), soit d'un compte commençant par au moins une lettre (dans ce cas on n'a de choix qu'entre "fournisseur" et "client")

Plan auxiliaire clients

Il s'agit soit de comptes commençant par le code paramétré dans les préférences (par exemple 411) et ensuite pouvant être composés de lettres ou de chiffres (dans ce cas il n'y a de choix qu'entre "général" et "client"), soit d'un compte commençant par au moins une lettre ( dans ce cas on n'a de choix qu'entre "fournisseur" et "client")

A l'édition de la balance et du grand-livre général, l'ensemble les comptes auxiliaires clients sont regroupés sous le compte 4110000 (par exemple) appelé collectif client"", et les comptes auxiliaires fournisseurs sous le compte 4010000 (par exemple) appelé "collectif fournisseur".

Quel choix entre les 2 types de plan auxiliaires

- commençant par 401 ou 411 (ex : 401DUPO, 401DURA, 411ARDI)

- commençant par au moins une lettre (ex : DUPOND0,DURAND0,ARDION0)

En pratique cette dernière solution ne pose pas de problème

Schéma

Un petit schéma pour indiquer le flux entre des tiers (origine et destination, ressource et emploi), l'entreprise étant l'agent intermédiaire:

Opérations courantes

TVA

Qu'est-ce la TVA? Avantage par rapport à une taxe sur la vente?

La TVA est appelée Goods and Services Tax (GST) dans certains pays anglo-saxons comme le Canada ou la Nouvelle-Zélande.

A lire:

TVA intra-communautaire?

Puisque la TVA est gérée par l'acheteur, les ventes se font HT et n'exige donc aucune opération de TVA dans la compta. L'achat intracommunautaire, en revanche, nécessite le paiement de la TVA dans le pays de destination via le compta 4452 "TVA due intracommunautaire".

Voici un exemple des écritures à passer pour l'achat d'un bien de 12.000€ HT auprès d'un fournisseur européen:

  1. Crédit 401...2, Débit 607...2
  2. Crédit 4452, Débit 445662
  3. Enfin, versement à l'Etat de la TVA collectée sur l'achat: Crédit 512, Débit 4452

Glossaire

Journal

Le journal est un livre comptable sur lequel sur lequel les éléments affectant le patrimoine de l’entreprise sont enregistrés opérations par opération et jour par jour.

L’enregistrement d’un flux au journal stipule :

Le livre-journal unique est souvent est souvent divisé en « journaux divisionnaires » qui présentent l’avantage d’être plus facile à utiliser pour les saisies des opérations, plus rapides à consulter et donc à contrôler. Parmi ces journaux divisionnaires, on distingue souvent le journal des achats, le journal des ventes, le journal de banque, le journal de caisse et le journal des opérations diverses. Ces journaux divisionnaires ont été repris par les logiciels comptables utilisés par les entreprises.

Balance

La balance est un document de contrôle qui permet d’obtenir un descriptif des éléments du patrimoine de l'entreprise ainsi que les composantes du compte de résultat. Sont enregistrés dans la balance l’ensemble des comptes qui ont connu des variations au cours de l’exercice écoulé.

La balance simplifie donc l’analyse des opérations ayant été enregistrées au cours d’un exercice et permet l’édification du bilan et du compte de résultat de l’entreprise.

Comme il repose lui aussi sur des opérations enregistrées selon le principe de l’enregistrement en partie double, un contrôle de la bonne tenue des comptes passera par le constat suivant : Total Débits = Total crédits, ou Total soldes débiteurs = total soldes créditeurs.

Grand livre

Principaux documents comptables

Le Livre-Journal -> La Balance -> Le Bilan + Le Compte de résultat

GLOSSARY - Terms related to the Federal Reserve, banking and economics

Traductions anglaises

Ressources